Remisión de los documentos del archivo de gestión al central y de este
al archivo histórico de conformidad con las Tablas de Retención Documental
(TRD) aprobadas.
El Archivo General de la Nación en cumplimiento de sus objetivos y de
acuerdo con las políticas de recuperación, custodia, conservación y difusión
del patrimonio documental de la Nación, lidera el Programa de Transferencias
Documentales de los archivos pertenecientes a entidades públicas del nivel
central del orden nacional.
Las transferencias documentales permiten:
- Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información.
- Evitar la producción y acumulación irracional de documentos.
- Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la
documentación.
- Solucionar, a nivel físico y funcional, el problema de la
acumulación de documentos en las dependencias e instituciones productoras.
- Concentrar la información útil, ya sea para la toma de decisiones
administrativas o para el conocimiento del desarrollo histórico institucional.
- Guardar precaucionar o definitivamente la documentación, en las
mejores condiciones de conservación.
En toda entidad se deben realizar transferencias internas de los
archivos de gestión o de oficinas al central y, finalmente, al histórico o
permanente. Este proceso se realiza teniendo en cuenta el ciclo vital de los
documentos, con la periodicidad que establezcan las TRD en cada entidad.
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