En este archivo reposan los documentos generados en los procesos de
gestión administrativa. El tiempo de permanencia de la documentación en éste
depende fundamentalmente del trámite y de las normas internas indicadas en las
TRD, para luego decidir su traslado al archivo central.
Las oficinas deberán transferir al Archivo Central aquellas series y
subseries documentales que hayan cumplido el tiempo de retención señalado en la
TRD correspondiente. Deberán transferirse los expedientes con sus tipos
documentales ordenados -respetando la secuencia de su producción-, y
previamente depurados -extrayendo copias, tarjetas sociales, circulares,
memorandos informativos, que no impliquen valores secundarios-.
Toda transferencia deberá ir acompañada de un inventario en el que se
relacionarán las series, subseries y unidades documentales, consignando las
fechas extremas y el número de folios. Con la ejecución de estas transferencias
no sólo se descongestionan las oficinas sino que se establecerá un vínculo más
estrecho entre los Archivos de Gestión y el Archivo Central.
El calendario de transferencias deberá elaborarse de común acuerdo
entre los productores de la documentación y el Jefe del Archivo Central.
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