PROCEDIMIENTO DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS

1. Responsables de efectuar la transferencia

La responsabilidad de la realización de la transferencia recae en las personas encargadas de los Archivos de gestión de las distintas unidades y servicios de la organización, bajo el Control y supervisión del jefe de las mismas, siguiendo las indicaciones establecidas en el Presente procedimiento.

2. ¿Qué documentos se han de transferir?

Se han de transferir los documentos de archivo, entendiendo por tales todos los documentos Originales, sea cual sea su soporte, que constituyan un testimonio de las funciones y actividades Que la organización tiene encomendadas. Por lo tanto, no se transferirán al Archivo General, pudiendo ser eliminadas, las copias, las Reproducciones y los borradores de documentos, así como los documentos que contengan datos Que ya se recojan en documentos recopilatorios.

3. Operaciones previas a la transferencia

3.1. Revisión

La primera labor debe ser la revisión de todos los documentos que se vayan a transferir para conseguir los siguientes objetivos:

● Comprobar que los expedientes están debidamente organizados y ordenados, según el Sistema de ordenación que corresponda a cada tipo de expedientes;

● Comprobar que cada expediente esté completo y no falte ningún documento;

● Eliminar duplicados, siempre y cuando se conserven los originales;

● Eliminar las grapas, clips metálicos, gomas elásticas y todos aquellos elementos que Sean perjudiciales para la conservación del papel, así como las fundas de plástico, clasificadores, etc.

3.2. Ordenación en cajas

Los expedientes, una vez revisados, se introducirán en cajas de cartón de archivo definitivo de formato normalizado, teniendo en cuenta las siguientes indicaciones:

● El número de expedientes que se introduzca en cada caja dependerá de su grosor, procurando que no quede ni excesivamente llena, lo que dificultaría su cierre y manejo, ni demasiado vacía, lo que favorecería la deformación de los documentos;

● Debe procurarse que un expediente no quede dividido en dos cajas, aunque si esto ocurriese solucionará con una adecuada señalización (p.e.: Expediente X, vol. I – Expediente X,vol. II);

● Cada una de las cajas llevará un número correlativo en el lomo bajo claramente visible, que será el que permita identificarlas y que se consignará en el formulario de Relación de entrega de documentos, comenzando siempre en cada transferencia por el número 1.

4. Realización de la transferencia

4.1. ¿Cuándo?

Los documentos, en tanto no existan tablas de valoración que determinen otra cosa, deberán transferirse al año de haber finalizado su trámite administrativo y durante el periodo establecido para cada archivo de gestión en el calendario anual de transferencias.

4.2. ¿Cómo?

La persona responsable de la preparación, ejecución y seguimiento de la transferencia habrá de cumplimentar el Impreso de previsión de transferencia de documentos. El traslado físico y descarga de los documentos que se transfieran se llevará a cabo:

● Cuando procedan Del edificio de Rectorado, por el personal de la conserjería y

● Cuando procedan de otras ubicaciones distintas de la anterior, a través Del correo interno o de empresas externas, a criterio del coordinador de equipo del Rectorado.

La transferencia se acompañará del formulario de Relación de entrega de documentos, por duplicado.

5. Modo de cumplimentar y tramitar el Impreso de previsión de transferencia de documentos

El Impreso de previsión de transferencia de documentos se cumplimentará del siguiente modo:

● Fecha: Recoge la fecha en que se cumplimenta el impreso (formato DD/MM/AAAA).

● Datos de la unidad que solicita la transferencia:

○ Unidad o Servicio: Denominación de la unidad o servicio que solicita la transferencia de documentos.

○ Sección o Negociado: Denominación específica de la unidad que solicita la transferencia de documentos, a nivel de Sección o Negociado. (No es necesario cumplimentar este campo si coincide con el de Unidad o Servicio).

○ Responsable de la transferencia: Nombre y apellidos de la persona de la unidad que se responsabiliza y ejecuta la transferencia.

○ Teléfono y correo electrónico de la persona de la unidad que se responsabiliza y ejecuta la transferencia.

● Datos de los documentos que se solicita transferir:

○ Serie documental: Denominación del tipo de documentos que se solicita transferir (Expedientes de personal, expedientes de contratación, etc.).

○ Fechas extremas: Indica los años que abarcan los documentos que se solicita transferir (formato: AAAA/AAAA).

○ Nº de unidades de instalación: Indica el número total de cajas de archivo definitivo que forman el conjunto de la transferencia que se solicita realizar.

1 Art. 53 del Decreto 97/2000, de 6 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos y desarrollo de la Ley 3/1984, de 9 de enero, de Archivos.

6. Modo de cumplimentar y de tramitar el formulario de Relación de entrega de documentos.

El formulario de Relación de entrega de documentos se cumplimentará según las siguientes indicaciones:

A rellenar por la unidad remitente:

● Datos de la transferencia:

○ Fecha de remisión: Fecha en que se cumplimenta el formulario y se remite al Archivo

General (formato DD/MM/AAAA).

○ Volumen: Indica el número total de cajas de archivo definitivo que integran la transferencia.

○ Nº de hojas: Número total de hojas del formulario de Relación de entrega que se envía.

● Datos de la unidad remitente:

○ Unidad o Servicio remitente: Denominación de la unidad o servicio que transfiere los documentos.

○ Responsable de la transferencia: Nombre y apellidos de la persona de la unidad que se responsabiliza y ejecuta la transferencia.

○ Teléfono y correo electrónico del responsable de la transferencia.

● Datos de los documentos que se transfieren:

○ Serie documental: Denominación del tipo de documentos que se transfieren y que coincide con la indicada en el Impreso de previsión de transferencia de documentos.

○ Nº: Número correlativo dado por la unidad remitente a cada una de las cajas que componen la transferencia, comenzando cada una de ellas por el número 1.

○ Contenido: Descripción somera del contenido de cada una de las cajas que se transfieren.

○ Años: Fechas extremas de los documentos, anotando las dos últimas cifras del primer y del último expediente incluidos en la caja de que se trate (formato AA/AA).

En caso de necesitar más espacio, se deberán insertar tantas filas como sea preciso hasta completar la descripción de todas las cajas de documentos que se transfieran.

● Observaciones que se crea oportuno incluir.

● Firma Del Jefe de la Unidad o Servicio remitente y sello de la misma.

● Número: Recoge el número de orden correspondiente a esa transferencia en relación con

El total de transferencias recibidas en el Archivo General desde el inicio de su actuación

Normalizada.

● Fecha de recepción: Fecha en la que se recibe la transferencia en el Archivo General.

● Signatura: Número que corresponde a la ubicación física de cada caja de documentos en el depósito del Archivo General.

● Firma y sello del Archivo una vez cumplimentado el formulario de Relación de entrega de documentos, se enviará por correo electrónico al Archivo General , donde se revisará la corrección de los datos consignados y se incluirá la signatura correspondiente a cada una de las cajas de documentos objeto de la transferencia. Hecho esto, se devolverá el formulario a la persona responsable de la transferencia para que imprima dos ejemplares del mismo y los firme el jefe de la unidad correspondiente.

En la fecha acordada para la realización de la transferencia, se remitirán al Archivo General las cajas de documentos y los dos ejemplares del formulario de Relación de entrega de documentos. En el Archivo General se comprobará que la transferencia sigue el procedimiento indicado y en caso de observar algún error la devolverá a la unidad remitente, indicando las incidencias detectadas y sus posibles soluciones.

En el Archivo General, al recibir la transferencia, se realizará el cotejo de la Relación de entrega de documentos con el contenido de las cajas y, una vez comprobado, se devolverá uno de los ejemplares del formulario, debidamente firmado y sellado, a la unidad remitente, para que lo conserve como instrumento de control de los documentos producidos por ella y conservados y custodiados en el Archivo General.

7. Disposición de los documentos transferidos

Si todos los trámites se han desarrollado correctamente, tanto la preparación de los documentos para la transferencia como el modo de cumplimentar el formulario de Relación de entrega de documentos y la transferencia en sí misma, los documentos serán inventariados, tejuela dos e instalados en el depósito del Archivo General.

Desde este momento, los documentos podrán ser consultados o solicitados en préstamo por la unidad o servicio que los haya transferido y por aquellos otros debidamente autorizados, siguiendo las indicaciones establecidas en el Procedimiento de consulta y préstamo administrativos.