La elaboración de las Tablas de Retención Documental debe basarse en
la estructura orgánico-funcional de la entidad productora, con el fin de
identificar las series y subseries documentales cualquiera sea el soporte de la
información.
Los períodos de retención y disposición final de la documentación son
fijados en la Tabla de Retención. Estos pueden ser establecidos por ley,
reglamento o propuestos por los gestores de la documentación ante las
instancias correspondientes.
En todo caso el tiempo de retención previsto para los documentos de
archivo de oficina y de archivo central debe estar acorde con las necesidades
administrativas y las disposiciones legales. Una vez elaboradas las Tablas de
Retención Documental, avaladas por el Comité de Archivo de cada entidad y
aprobadas por la instancia correspondiente, deberán difundirse en todas las
dependencias de la Institución, con una guía explicativa a fin de facilitar su
comprensión, aplicación y actualización
PRINCIPIOS DE ORDEN ORIGINAL
“Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el
cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la
secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de
fondos, series y unidades documentales”
El principio de orden original da facilidad en el uso de la
documentación es decir, localiza mejor los papeles de acuerdo al orden original
que se le dio desde el principio en su función administrativa, mientras en el
principio de procedencia respetamos los fondos (donde se crearon los
documentos), en el orden original se tiene en cuenta la fecha de producción y
el orden que se le dio mientras estuvo activo.
PRINCIPIOS DE PROCEDENCIA
Muchas son las concepciones sobre la dicotomía de la archivística como
ciencia o disciplina, así mismo muchas son las bases prácticas o si se quiere
teóricas, que podemos enunciar sobre esta área, de las bien conocidas ciencias
de la información y de la documentación.
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